Die Einführung von Salesforce kann für jedes Unternehmen ein großer Schritt sein. Vielleicht wächst Ihr Vertriebsteam, oder die Verwaltung von Kundendaten ist mittlerweile zu einer größeren Herausforderung geworden. Oder vielleicht kann Ihr aktuelles CRM-System Ihren Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Was auch immer der Grund sein mag – Sie erwarten wahrscheinlich, dass Salesforce Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert.   

Die Inbetriebnahme der Plattform umfasst jedoch mehr als nur den Kauf von Lizenzen und die Einrichtung von Benutzerkonten. Sie benötigen eine sorgfältige Planung, damit es nicht zu verwirrten Mitarbeitern, unübersichtlichen Kundendaten, unerwarteten Kosten und einem System kommt, dessen Leistung weit hinter Ihren Erwartungen zurückbleibt.

Die gute Nachricht ist: Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich viele dieser Probleme vermeiden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen daher sieben wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, bevor Sie mit Ihrer Salesforce-Implementierung beginnen.

 

Sieben Dinge, die Sie vor der Einführung von Salesforce beachten sollten

#1: Machen Sie deutlich, was Sie von Salesforce erwarten

Bevor Sie Salesforce einrichten, stellen Sie sich diese einfache Frage: Welche Probleme wollen wir lösen?

Vielleicht hat Ihr Team die Leads bisher nicht gut nachverfolgt, oder Ihre Kundendienstabteilung verbringt zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Das sind echte Probleme, die es zu lösen gilt. Aber Sie müssen sie erst einmal identifizieren, bevor Sie mit Salesforce weitermachen können.

Sprechen Sie also mit den Mitgliedern Ihres Teams, die Salesforce täglich nutzen werden. Finden Sie heraus, was sie behindert und wie das neue System ihrer Meinung nach helfen kann.

Auch das Setzen konkreter Ziele kann hilfreich sein. Anstatt also zu sagen, dass wir die Vertriebsleistung verbessern wollen, können Sie sich ein konkreteres Ziel setzen, wie zum Beispiel: „Lasst uns den Zeitaufwand für die Erstellung der wöchentlichen Vertriebsberichte reduzieren.“ Klare Ziele wie diese tragen wesentlich dazu bei, dass Sie die richtigen Entscheidungen zur Umsetzung treffen und auch messen können, ob Salesforce langfristig tatsächlich die gewünschten Ergebnisse liefert.

#2: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Geschäftsprozesse

Mit der Entscheidung, Salesforce einzuführen, bietet sich auch die Gelegenheit, die derzeitigen Abläufe in Ihrem Unternehmen unter die Lupe zu nehmen. Überlegen Sie, wie Ihr Team die alltäglichen Aufgaben bewältigt.

Wie werden neue Leads zugewiesen? Wie werden Kundenanfragen bearbeitet? Wie erfolgt der Informationsaustausch zwischen Marketing, Vertrieb und Kundensupport?

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Mitarbeiter dieselben Informationen in mehrere Systeme eingegeben haben oder Genehmigungsverfahren durchlaufen müssen, die einen Großteil ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Solche Probleme sollten Sie in Ruhe angehen, bevor Sie Ihr neues CRM einrichten. Andernfalls übertragen Sie möglicherweise dieselben Ineffizienzen in Salesforce.

Dokumentieren Sie also Ihre wichtigen Arbeitsabläufe, um festzustellen, wo möglicherweise Engpässe auftreten. Auf diese Weise können Sie Salesforce ganz einfach so konfigurieren, dass es sich an die Prozesse anpasst, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich funktionieren.

#3: Bereiten Sie Ihre Kundendaten für die Migration vor

Wenn Ihr Team bisher ein anderes CRM-System genutzt hat oder sich ausschließlich auf Tabellenkalkulationen verlassen hat, gibt es natürlich eine Menge Kundendaten, die Sie in Salesforce übertragen müssen. Bevor Sie jedoch sofort mit der Übertragung dieser Daten beginnen, sollten Sie sich zunächst genau ansehen, über welche Daten Sie bereits verfügen.

Prüfen Sie, ob Sie doppelte Kundendatensätze, veraltete oder fehlende Angaben haben. Prüfen Sie außerdem, ob dieselben Informationen in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich gespeichert sind. Sie müssen all diese Datensätze zunächst überprüfen und bereinigen, bevor Sie sie in Salesforce übertragen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, diese Probleme in Ihr neues System zu übertragen.

Beginnen Sie damit, Duplikate zu entfernen. Überprüfen Sie die Datensätze auf offensichtliche Fehler und entscheiden Sie, welche Datensätze Sie tatsächlich in das neue System übernehmen möchten. Ordnen Sie außerdem die Felder Ihres bestehenden Systems den entsprechenden Feldern in Salesforce zu.

Wenn Sie mit der Bereinigung fertig sind, testen Sie den Vorgang anhand einer kleinen Stichprobe von Datensätzen. Auf diese Weise können Sie Formatierungsfehler, fehlende Informationen oder andere Probleme leicht erkennen und schnell beheben.

Nr. 4: Wählen Sie die richtigen Salesforce-Produkte und -Funktionen aus

Salesforce bietet verschiedene Produkte für unterschiedliche geschäftliche Anforderungen an. Das bedeutet, dass Sie sich die Zeit nehmen müssen, um zu verstehen, was die einzelnen Produkte leisten, bevor Sie sich für eines entscheiden.

So unterstützt beispielsweise die Sales Cloud Unternehmen dabei, Verkaufschancen zu verfolgen, Leads zu verwalten und Vertriebsaktivitäten zu überwachen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Vertriebsleistung verbessern möchten, während die Service Cloud speziell für den Kundensupport konzipiert ist. Die Marketing Cloud hingegen ist anders aufgebaut. Sie bietet Tools, mit denen Unternehmen Marketingkampagnen und die Kundenbindung verwalten können.

Wichtig ist dabei, dass Sie sich für Produkte entscheiden, die den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Das bedeutet, dass Sie nicht jede Funktion kaufen müssen, auf die Sie stoßen, nur weil sie nützlich klingt. Andernfalls könnten Sie die Kosten in die Höhe treiben und das System unnötig kompliziert machen.

#5: Legen Sie fest, wer die Umsetzung leiten soll

Jemand muss die Verantwortung dafür übernehmen, dass Ihre Salesforce-Implementierung planmäßig verläuft. Ohne klare Zuständigkeiten können wichtige Entscheidungen verzögert oder bestimmte Aufgaben übersehen werden. Außerdem kann es passieren, dass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Ziele verfolgen.

Bestimmen Sie zunächst einen internen Projektleiter, der Ihre geschäftlichen Anforderungen genau kennt und die Zusammenarbeit mit den beteiligten Teams koordinieren kann. Außerdem müssen Sie festlegen, wer für die technischen Aspekte zuständig sein soll, wie beispielsweise Datenmigration, Systemkonfiguration, Integrationen und Tests.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits erfahrene Salesforce-Administratoren und -Entwickler tätig sind, können diese möglicherweise einen Großteil des Prozesses intern abwickeln. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, müssen Sie möglicherweise mit einem Salesforce-Implementierungspartner zusammenarbeiten, der Sie bei der Projektplanung unterstützt und sich um technische Anforderungen kümmert, für deren Bewältigung Ihrem Team möglicherweise das nötige Fachwissen fehlt.

Egal, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden: Stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgaben versteht und weiß, wer bei wichtigen Entscheidungen das letzte Wort hat.

Nr. 6: Planen Sie, wie Salesforce mit Ihren bestehenden Tools verknüpft werden soll

Salesforce ist wahrscheinlich nicht die einzige Software, die Ihr Unternehmen nutzt. Vielleicht verfügen Sie bereits über Tools für den Kundensupport, Buchhaltungssoftware, ein E-Commerce-System oder E-Mail-Marketing-Plattformen. Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie sich überlegen, wie diese Tools zusammenarbeiten werden.

Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise Salesforce nutzt, während Ihr Finanzteam mit einer separaten Buchhaltungsplattform arbeitet, kann es vorkommen, dass bestimmte Kunden- oder Transaktionsdaten automatisch zwischen den beiden Systemen übertragen werden müssen.

Wenn keine ordnungsgemäße Integration eingerichtet ist, kann dies zu Schwierigkeiten führen. Ihre Mitarbeiter müssen möglicherweise dieselben Informationen mehrfach eingeben oder sogar mit inkonsistenten Datensätzen arbeiten.

Nehmen Sie sich also die Zeit, alle Tools aufzulisten, die Sie derzeit nutzen, und zu ermitteln, welche davon mit Salesforce verbunden werden müssen. Prüfen Sie nun, welche Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, und legen Sie fest, welche Informationen weitergegeben werden sollen.

#7: Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Veränderung vor

So unbedeutend dies auch klingen mag, spielt es doch eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Salesforce optimal nutzt. Die Einführung könnte Schwierigkeiten bereiten, wenn Ihre Mitarbeiter sich mit der Nutzung von Salesforce nicht wohlfühlen.

Dieses Problem liegt in der Regel daran, dass es für manche Mitarbeiter nicht immer einfach ist, auf eine neue Plattform umzusteigen, nachdem sie jahrelang mit Tabellenkalkulationen oder einem anderen CRM-System gearbeitet haben. Viele werden eine beträchtliche Zeit benötigen, um sich daran zu gewöhnen.

Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen. Erläutern Sie ihnen, warum das Unternehmen Salesforce einführen muss, welche Auswirkungen dies auf ihre tägliche Arbeit haben kann und was sie während der Umstellung erwartet.

Sie sollten außerdem Schulungen für die verschiedenen Rollen organisieren. Geben Sie Ihrem Team vor der Einführung genügend Zeit, um das System zu üben und sich daran zu gewöhnen, und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, wo sie Hilfe bekommen, wenn sie nicht weiterkommen.

 

Abschließende Gedanken

Eine erfolgreiche Salesforce-Implementierung beginnt nicht erst, wenn Ihr Team die Plattform nutzt. Sie beginnt bereits lange bevor die Implementierung überhaupt stattfindet. Die Entscheidungen, die Sie in der Planungsphase treffen, können darüber entscheiden, wie reibungslos der Übergang verläuft und welchen Nutzen Ihr Unternehmen aus dem System zieht.

Wir haben Ihnen wichtige Schritte aufgezeigt, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf die Umstellung vorbereiten können. Wenn Sie diese befolgen, ersparen Sie sich später viel Ärger und können Salesforce optimal nutzen.