La implantación de Salesforce puede suponer un gran paso para cualquier empresa. Quizás tu equipo de ventas esté creciendo, o la gestión de la información de los clientes se haya vuelto más complicada. O tal vez tu CRM actual ya no pueda satisfacer tus necesidades. Sea cual sea el motivo, probablemente esperas que Salesforce te facilite mucho las cosas.   

Sin embargo, poner en marcha la plataforma es mucho más que comprar licencias y crear cuentas de usuario. Se necesita una planificación adecuada para evitar que los empleados se sientan desorientados, que los datos de los clientes estén desorganizados, que surjan costes inesperados y que el sistema rinda mucho menos de lo esperado.

La buena noticia es que, con una preparación adecuada, muchos de estos problemas se pueden evitar. Por eso, en este artículo te mostraremos siete aspectos importantes a los que debes prestar atención antes de comenzar la implementación de Salesforce.

 

Siete aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar Salesforce

N.º 1: Ten claro qué esperas de Salesforce

Antes de configurar Salesforce, hazte esta sencilla pregunta: ¿qué problemas estamos intentando resolver?

Quizá tu equipo no haya estado realizando un buen seguimiento de los clientes potenciales, o tu departamento de atención al cliente dedique demasiado tiempo a buscar información. Se trata de problemas reales que merece la pena resolver. Pero primero debes identificarlos antes de dar el paso con Salesforce.

Por lo tanto, habla con los miembros de tu equipo que vayan a utilizar Salesforce a diario. Averigua qué es lo que les está ralentizando y cómo creen que el nuevo sistema puede ayudarles.

Establecer objetivos concretos también puede ser de ayuda. Así pues, en lugar de decir que queremos mejorar el rendimiento de las ventas, puedes fijarte un objetivo más específico, como, por ejemplo: «Reduzcamos el tiempo que dedicamos a preparar los informes semanales de ventas». Contar con objetivos claros como este te ayudará en gran medida a tomar las decisiones de implementación adecuadas y también a evaluar si Salesforce está realmente ofreciendo los resultados que deseabas a largo plazo.

N.º 2: Revisa tus procesos empresariales actuales

La decisión de implantar Salesforce también supone una oportunidad para analizar cómo funciona actualmente tu empresa. Reflexiona sobre cómo gestiona tu equipo las actividades cotidianas.

¿Cómo se asignan los nuevos clientes potenciales? ¿Cómo se gestionan las consultas de los clientes? ¿Cómo se transmite la información entre los departamentos de marketing, ventas y atención al cliente?

Es posible que descubras que tus empleados han estado introduciendo la misma información en varios sistemas o pasando por procesos de aprobación que les quitan la mayor parte de su tiempo. Este tipo de problemas son los que debes resolver antes de implementar tu nuevo CRM. De lo contrario, podrías trasladar esas mismas ineficiencias a Salesforce.

Por lo tanto, documenta tus flujos de trabajo importantes para identificar dónde pueden estar produciéndose cuellos de botella. De ese modo, podrás configurar fácilmente Salesforce en función de los procesos que realmente funcionan para tu empresa.

N.º 3: Prepara los datos de tus clientes para la migración

Si tu equipo ha estado utilizando otro CRM o se ha basado exclusivamente en hojas de cálculo, es evidente que tendrás mucha información de clientes que trasladar a Salesforce. Pero antes de lanzarte directamente a transferir esos datos, echa un buen vistazo a lo que ya tienes.

Comprueba si hay registros de clientes duplicados, datos obsoletos o que falten. Comprueba también si la misma información se almacena de forma diferente en los distintos departamentos. Debes revisar todos estos registros y depurarlos antes de importarlos a Salesforce. De lo contrario, corres el riesgo de trasladar esos problemas al nuevo sistema.

Empieza por eliminar los registros duplicados. Comprueba si hay errores evidentes y decide qué registros vas a necesitar realmente para transferirlos al nuevo sistema. Además, haz corresponder los campos de tu sistema actual con los campos correspondientes de Salesforce.

Una vez que hayas terminado con la limpieza, comprueba el proceso con una pequeña muestra de registros. De esta forma, podrás detectar fácilmente cualquier problema de formato, información que falte u otros errores, y solucionarlos rápidamente.

N.º 4: Elige los productos y funciones adecuados de Salesforce

Salesforce ofrece diferentes productos para satisfacer distintas necesidades empresariales. Eso significa que debes tomarte tu tiempo para comprender qué hace cada uno de ellos antes de decidir cuál elegir.

Por ejemplo, Sales Cloud ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las oportunidades, gestionar los clientes potenciales y supervisar las actividades de ventas. Es una buena opción para las empresas que buscan mejorar su rendimiento comercial, mientras que Service Cloud está pensado para la atención al cliente. Sin embargo, Marketing Cloud tiene un diseño diferente. Ofrece herramientas que ayudan a las empresas a gestionar las campañas de marketing y la interacción con los clientes.

Lo importante aquí es que elijas productos que respondan a las necesidades reales de tu empresa. Esto significa que no tienes por qué adquirir todas las funciones que encuentres solo porque parezcan útiles. De lo contrario, podrías estar aumentando los costes y complicando el sistema más de lo necesario.

N.º 5: Decidir quién se encargará de gestionar la puesta en marcha

Alguien debe asumir la responsabilidad de garantizar que la implementación de Salesforce se mantenga según lo previsto. Sin una responsabilidad clara, las decisiones importantes pueden retrasarse o algunas tareas pueden pasarse por alto. Además, los distintos departamentos podrían acabar trabajando con objetivos diferentes.

Empieza por designar a un responsable interno del proyecto que comprenda claramente las necesidades de tu empresa y sea capaz de coordinarse con los equipos implicados. También tendrás que decidir quién se encargará de los aspectos técnicos, como la migración de datos, la configuración del sistema, las integraciones y las pruebas.

Si ya cuentas con administradores y desarrolladores de Salesforce con experiencia en tu empresa, es posible que puedan gestionar gran parte del proceso de forma interna. Sin embargo, si no es así, quizá tengas que recurrir a un socio de implementación de Salesforce que te ayude a planificar el proyecto y a ocuparse de los requisitos técnicos que tu equipo quizá no tenga los conocimientos necesarios para gestionar.

Sea cual sea el enfoque que decidas adoptar, asegúrate de que todos comprendan cuáles son sus responsabilidades y quién tiene la última palabra en las decisiones importantes.

N.º 6: Planifica cómo se integrará Salesforce con tus herramientas actuales

Probablemente, Salesforce no sea el único software que utilice tu empresa. Quizás ya cuentes con herramientas de atención al cliente, software de contabilidad, un sistema de comercio electrónico o plataformas de marketing por correo electrónico. Antes de comenzar con la implementación, piensa en cómo se integrarán estas herramientas entre sí.

Por ejemplo, si tu equipo de ventas utiliza Salesforce mientras que tu equipo financiero trabaja con una plataforma de contabilidad independiente, puede que en ocasiones necesites que determinados datos de clientes o transacciones se transfieran automáticamente entre ambos sistemas.

Si no se ha configurado una integración adecuada, esto puede resultar complicado. Es posible que tus empleados tengan que empezar a introducir la misma información varias veces o incluso a trabajar con registros incoherentes.

Así pues, tómate tu tiempo para hacer una lista de todas las herramientas que utilizas actualmente e identifica cuáles de ellas deben conectarse con Salesforce. A continuación, comprueba qué opciones de integración hay disponibles y decide qué información se va a compartir.

N.º 7: Prepara a tus empleados para el cambio

Por insignificante que pueda parecer, esto desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que tu empresa saque el máximo partido a Salesforce. La implementación podría resultar complicada si tus empleados no se sienten cómodos utilizando Salesforce.

Este problema suele deberse a que, para algunos empleados, no siempre resulta fácil adaptarse a una nueva plataforma después de haber pasado años trabajando con hojas de cálculo u otro sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Muchos necesitarán un tiempo considerable para adaptarse.

Por eso es importante involucrar a tus empleados desde el principio. Explícales por qué la empresa necesita implantar Salesforce, qué repercusiones puede tener en su trabajo diario y qué pueden esperar durante la transición.

También deberías organizar sesiones de formación sobre las diferentes funciones. Dale a tu equipo tiempo suficiente para practicar y familiarizarse con el sistema antes del lanzamiento, y asegúrate de que sepan dónde acudir en busca de ayuda cuando se encuentren con dificultades.

 

Reflexiones finales

Una implementación satisfactoria de Salesforce no comienza cuando tu equipo empieza a utilizar la plataforma. Es un proceso que se inicia mucho antes de que la implementación llegue a producirse. Las decisiones que tomes durante la fase de planificación pueden determinar la fluidez de la transición y el valor que tu empresa obtenga del sistema.

Te hemos mostrado los pasos importantes que debes seguir para preparar tu empresa para la transición. Si los sigues, te ahorrarás muchas frustraciones más adelante y podrás sacar el máximo partido a Salesforce.