Salesforce को लागू करना किसी भी व्यवसाय के लिए एक बड़ा कदम हो सकता है। हो सकता है कि आपकी बिक्री टीम बढ़ रही हो, या ग्राहक जानकारी का प्रबंधन अब अधिक चुनौतीपूर्ण हो गया हो। या शायद आपका वर्तमान CRM अब आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं कर पा रहा है। जो भी कारण हो, आप शायद उम्मीद कर रहे हैं कि Salesforce चीजों को बहुत आसान बना देगा।
लेकिन प्लेटफ़ॉर्म को चालू करना सिर्फ लाइसेंस खरीदने और उपयोगकर्ता खाते बनाने से कहीं अधिक है। आपको उचित योजना की आवश्यकता है, ताकि आपके कर्मचारी भ्रमित न हों, ग्राहक डेटा अव्यवस्थित न हो, अप्रत्याशित खर्च न हों, और सिस्टम आपकी अपेक्षाओं से कहीं कम प्रदर्शन न करे।
अच्छी खबर यह है कि सही तैयारी के साथ इन समस्याओं में से कई को टाला जा सकता है। इसलिए, इस लेख में हम आपको सात महत्वपूर्ण बातें बताएंगे जिन पर आपको अपना Salesforce कार्यान्वयन शुरू करने से पहले ध्यान देना चाहिए।
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सेल्सफोर्स को लागू करने से पहले सात बातें सही करें
#1: स्पष्ट रहें कि आप सेल्सफ़ोर्स से क्या उम्मीद करते हैं।
Salesforce सेटअप करने से पहले, खुद से यह सरल सवाल पूछें: हम किन समस्याओं को हल करने की कोशिश कर रहे हैं?
शायद आपकी टीम लीड्स को ठीक से ट्रैक नहीं कर रही है, या आपका ग्राहक सेवा विभाग जानकारी खोजने में बहुत अधिक समय बिताता है। ये वास्तविक समस्याएँ हैं जिन्हें हल करना महत्वपूर्ण है। लेकिन Salesforce के साथ आगे बढ़ने से पहले आपको इन्हें पहचाना होगा।
तो, अपनी टीम के उन सदस्यों से बात करें जो प्रतिदिन Salesforce का उपयोग करेंगे। पता लगाएँ कि उन्हें क्या धीमा कर रहा है और वे कैसे सोचते हैं कि नई प्रणाली कैसे मदद कर सकती है।
विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित करना भी मददगार हो सकता है। इसलिए, यह कहने के बजाय कि हम बिक्री प्रदर्शन में सुधार करना चाहते हैं, आप एक अधिक विशिष्ट लक्ष्य चुन सकते हैं, जैसे कि आइए हम साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट तैयार करने में लगने वाले समय को कम करें। इस तरह के स्पष्ट लक्ष्य आपको सही कार्यान्वयन निर्णय लेने में और यह मापने में भी बहुत मदद करेंगे कि क्या सेल्सफोर्स वास्तव में लंबे समय में आपके वांछित परिणाम दे रहा है।
#2: अपने मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं की समीक्षा करें
Salesforce को लागू करने के निर्णय के साथ यह अवसर भी आता है कि आप अपने व्यवसाय के वर्तमान संचालन की समीक्षा करें। विचार करें कि आपकी टीम दैनिक गतिविधियों को कैसे संभालती है।
वे नए लीड्स कैसे आवंटित करते हैं? वे ग्राहक पूछताछों को कैसे संभालते हैं? मार्केटिंग, बिक्री और ग्राहक सहायता के बीच जानकारी कैसे प्रवाहित होती है?
आपको पता चल सकता है कि आपके कर्मचारी एक ही जानकारी को कई सिस्टमों में दर्ज कर रहे हैं या ऐसी अनुमोदन प्रक्रियाओं से गुजर रहे हैं जो उनका अधिकांश समय ले लेती हैं। इस तरह की समस्याओं को अपने नए CRM को सेटअप करने से पहले हल करने के लिए समय निकालना चाहिए। अन्यथा, आप वही अक्षमताओं को Salesforce में भी ला सकते हैं।
तो, अपनी महत्वपूर्ण वर्कफ़्लो का दस्तावेजीकरण करें ताकि आप पहचान सकें कि कहाँ आपको बाधाएँ हो सकती हैं। इस तरह, आप उन प्रक्रियाओं के अनुसार सेल्सफ़ोर्स को आसानी से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जो वास्तव में आपके व्यवसाय के लिए काम करती हैं।
#3: माइग्रेशन के लिए अपना ग्राहक डेटा तैयार करें
यदि आपकी टीम किसी अन्य CRM का उपयोग कर रही है या पूरी तरह से स्प्रेडशीट पर निर्भर रही है, तो आपके पास स्पष्ट रूप से Salesforce में स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त ग्राहक जानकारी होगी। लेकिन उन डेटा को सीधे ट्रांसफर करने से पहले, यह अच्छी तरह से देखें कि आपके पास पहले से क्या है।
जांचें कि क्या आपके पास डुप्लिकेट ग्राहक रिकॉर्ड, पुराने या गुम विवरण हैं। यह भी जांचें कि क्या वही जानकारी विभिन्न विभागों में अलग-अलग तरीके से संग्रहीत है। आपको इन सभी रिकॉर्ड्स की जांच करनी होगी और उन्हें सफ़ेसफ़ोर्स में स्थानांतरित करने से पहले साफ करना होगा। अन्यथा, आप उन समस्याओं को अपने नए सिस्टम में ले जाने का जोखिम उठा रहे हैं।
डुप्लिकेट हटाकर शुरुआत करें। स्पष्ट त्रुटियों की जाँच करें और तय करें कि किन रिकॉर्ड्स को वास्तव में नए सिस्टम में साथ ले जाना है। साथ ही, अपने मौजूदा सिस्टम के फ़ील्ड्स को Salesforce में उपयुक्त फ़ील्ड्स से मिलाएँ।
एक बार जब आप सफाई का काम पूरा कर लें, तो रिकॉर्ड्स के एक छोटे से नमूने पर इस प्रक्रिया का परीक्षण करें। इस तरह आप किसी भी फॉर्मेटिंग समस्या, जानकारी की कमी या अन्य त्रुटियों को आसानी से पहचान सकते हैं और उन्हें तुरंत ठीक कर सकते हैं।
#4: सही सेल्सफ़ोर्स उत्पाद और सुविधाएँ चुनें
Salesforce विभिन्न व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए अलग-अलग उत्पाद प्रदान करता है। इसका मतलब है कि आपको यह तय करने से पहले कि कौन सा चुनना है, प्रत्येक उत्पाद क्या करता है यह समझने के लिए समय निकालना होगा।
उदाहरण के लिए, सेल्स क्लाउड व्यवसायों को अवसरों को ट्रैक करने, लीड्स का प्रबंधन करने और बिक्री गतिविधियों की निगरानी करने में मदद करता है। यह उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त है जो बिक्री प्रदर्शन में सुधार करना चाहते हैं, जबकि सर्विस क्लाउड ग्राहक सहायता के लिए बनाया गया है। लेकिन मार्केटिंग क्लाउड को अलग तरह से डिज़ाइन किया गया है। यह व्यवसायों को मार्केटिंग अभियानों और ग्राहक जुड़ाव का प्रबंधन करने में मदद करने वाले उपकरण प्रदान करता है।
यहाँ महत्वपूर्ण यह है कि आप ऐसे उत्पादों का चयन करें जो आपके व्यवसाय की वास्तविक आवश्यकताओं को पूरा करते हों। इसका मतलब है कि आपको हर उस सुविधा को नहीं खरीदना चाहिए जो आपको उपयोगी लगे, सिर्फ इसलिए कि वह उपयोगी लगती है। अन्यथा, आप लागत बढ़ा रहे होंगे और सिस्टम को आवश्यक से अधिक जटिल बना रहे होंगे।
#5: निर्णय करें कि कार्यान्वयन का प्रबंधन कौन करेगा
किसी को यह सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी लेनी चाहिए कि आपका Salesforce कार्यान्वयन सही दिशा में बना रहे। स्पष्ट स्वामित्व के बिना, महत्वपूर्ण निर्णय विलंबित हो सकते हैं या कुछ कार्य अनदेखे रह सकते हैं। विभिन्न विभाग भी अलग-अलग लक्ष्यों की ओर काम करने लग सकते हैं।
सबसे पहले एक आंतरिक प्रोजेक्ट लीड नियुक्त करें, जिसे आपके व्यावसायिक आवश्यकताओं की स्पष्ट समझ हो और जो शामिल टीमों के साथ समन्वय कर सके। आपको यह भी तय करना होगा कि डेटा माइग्रेशन, सिस्टम कॉन्फ़िगरेशन, इंटीग्रेशन और परीक्षण जैसी तकनीकी जिम्मेदारियाँ कौन संभालेगा।
यदि आपकी कंपनी में पहले से ही अनुभवी Salesforce प्रशासक और डेवलपर काम कर रहे हैं, तो वे प्रक्रिया के अधिकांश हिस्से का प्रबंधन आंतरिक रूप से कर सकते हैं। लेकिन यदि ऐसा नहीं है, तो आपको परियोजना की योजना बनाने और उन तकनीकी आवश्यकताओं को संभालने में मदद के लिए एक Salesforce कार्यान्वयन भागीदार के साथ काम करने की आवश्यकता हो सकती है, जिनका प्रबंधन करने के लिए आपकी टीम के पास विशेषज्ञता नहीं हो सकती।
आप जो भी तरीका अपनाने का निर्णय लें, यह सुनिश्चित करें कि हर कोई अपनी जिम्मेदारियों को समझे और महत्वपूर्ण निर्णयों पर अंतिम निर्णय किसका होगा, यह स्पष्ट हो।
#6: योजना बनाएँ कि सेल्सफ़ोर्स आपके मौजूदा टूल्स से कैसे कनेक्ट होगा
Salesforce शायद आपके व्यवसाय द्वारा उपयोग किया जाने वाला एकमात्र सॉफ़्टवेयर नहीं होगा। शायद आपके पास पहले से ही ग्राहक सहायता उपकरण, लेखा सॉफ़्टवेयर, ई-कॉमर्स सिस्टम या ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म हैं। अमलीकरण शुरू करने से पहले, सोचें कि ये उपकरण एक साथ कैसे काम करेंगे।
उदाहरण के लिए, यदि आपकी बिक्री टीम Salesforce का उपयोग कर रही है जबकि आपकी वित्त टीम एक अलग लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म पर काम कर रही है, तो कभी-कभी आपको दोनों प्रणालियों के बीच कुछ ग्राहक या लेनदेन विवरण स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने की आवश्यकता हो सकती है।
यदि उचित एकीकरण स्थापित नहीं है, तो यह कठिन हो सकता है। आपके कर्मचारियों को एक ही जानकारी कई बार दर्ज करनी पड़ सकती है या असंगत रिकॉर्ड्स के साथ काम करना पड़ सकता है।
तो, समय निकालकर आप वर्तमान में जिन सभी टूल्स का उपयोग करते हैं, उनकी सूची बनाएं और पहचानें कि उनमें से कौन से Salesforce से कनेक्ट होने की आवश्यकता है। अब जांचें कि कौन से इंटीग्रेशन विकल्प उपलब्ध हैं और तय करें कि कौन सी जानकारी साझा की जाएगी।
#7: अपने कर्मचारियों को बदलाव के लिए तैयार करें
यह जितना तुच्छ लग सकता है, यह सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है कि आपका व्यवसाय सेल्सफ़ोर्स का अधिकतम लाभ उठा सके। यदि आपके कर्मचारी सेल्सफ़ोर्स का उपयोग करने में सहज नहीं हैं, तो आपका कार्यान्वयन संघर्ष कर सकता है।
यह समस्या आमतौर पर इसलिए होती है क्योंकि कुछ कर्मचारियों के लिए स्प्रेडशीट या किसी अन्य CRM के साथ वर्षों तक काम करने के बाद नए प्लेटफ़ॉर्म पर स्विच करना हमेशा आसान नहीं होता। कई लोगों को अनुकूलन के लिए पर्याप्त समय लेना पड़ेगा।
यही कारण है कि आपको अपने कर्मचारियों को पहले से ही शामिल करना चाहिए। उन्हें बताएं कि व्यवसाय को Salesforce अपनाने की आवश्यकता क्यों है, यह उनके दैनिक कार्यों पर कितना प्रभाव डाल सकता है, और संक्रमण के दौरान वे क्या उम्मीद कर सकते हैं।
आपको विभिन्न भूमिकाओं के लिए प्रशिक्षण की व्यवस्था भी करनी चाहिए। लॉन्च से पहले अपनी टीम को अभ्यास करने और सिस्टम से परिचित होने के लिए पर्याप्त समय दें और यह सुनिश्चित करें कि जब उन्हें कोई समस्या आए तो उन्हें मदद कहाँ से मिल सकती है, यह पता हो।
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अंतिम विचार
एक सफल Salesforce कार्यान्वयन तब शुरू नहीं होता जब आपकी टीम प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करना शुरू करती है। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जो कार्यान्वयन से बहुत पहले ही शुरू हो जाती है। योजना चरण के दौरान आपके द्वारा लिए गए निर्णय यह निर्धारित कर सकते हैं कि संक्रमण कितनी सुचारू रूप से होगा और आपका व्यवसाय सिस्टम से कितना मूल्य प्राप्त करेगा।
हमने आपको अपने व्यवसाय को इस परिवर्तन के लिए तैयार करने के लिए महत्वपूर्ण कदम दिखाए हैं। यदि आप इनका पालन करते हैं, तो आप बाद में बहुत सी निराशा से बचेंगे और Salesforce का अधिकतम लाभ उठा सकेंगे।
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