Menerapkan Salesforce bisa menjadi langkah besar bagi bisnis apa pun. Mungkin tim penjualan Anda sedang berkembang, atau pengelolaan informasi pelanggan kini menjadi lebih menantang. Atau mungkin sistem CRM yang Anda gunakan saat ini sudah tidak lagi mampu memenuhi kebutuhan Anda. Apa pun alasannya, Anda mungkin berharap Salesforce dapat membuat segalanya menjadi jauh lebih mudah.
Namun, mengoperasikan platform ini tidak hanya sekadar membeli lisensi dan membuat akun pengguna. Anda memerlukan perencanaan yang matang agar tidak berakhir dengan karyawan yang kebingungan, data pelanggan yang berantakan, biaya tak terduga, dan sistem yang kinerjanya jauh di bawah harapan Anda.
Kabar baiknya adalah, dengan persiapan yang tepat, banyak dari masalah ini dapat dihindari. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan memaparkan tujuh hal penting yang perlu Anda perhatikan sebelum memulai implementasi Salesforce.
Tujuh Hal yang Harus Dipersiapkan dengan Benar Sebelum Menerapkan Salesforce
#1: Pastikan Anda jelas mengenai apa yang Anda harapkan dari Salesforce
Sebelum Anda mengonfigurasi Salesforce, tanyakan pada diri Anda pertanyaan sederhana ini: Masalah apa yang ingin kita selesaikan?
Mungkin tim Anda belum melacak prospek dengan baik, atau departemen layanan pelanggan Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi. Ini adalah masalah nyata yang perlu diatasi. Namun, Anda harus mengidentifikasinya terlebih dahulu sebelum melanjutkan penggunaan Salesforce.
Jadi, bicaralah dengan anggota tim Anda yang akan menggunakan Salesforce setiap hari. Cari tahu apa saja yang menghambat pekerjaan mereka dan bagaimana menurut mereka sistem baru ini dapat membantu.
Menetapkan tujuan yang spesifik juga dapat membantu. Jadi, alih-alih mengatakan bahwa kita ingin meningkatkan kinerja penjualan, Anda bisa menetapkan tujuan yang lebih spesifik, seperti: “Mari kita kurangi waktu yang kita habiskan untuk menyiapkan laporan penjualan mingguan.” Memiliki tujuan yang jelas seperti ini akan sangat membantu Anda dalam mengambil keputusan implementasi yang tepat serta mengukur apakah Salesforce benar-benar memberikan hasil yang Anda inginkan dalam jangka panjang.
#2: Tinjau proses bisnis yang sudah ada
Keputusan untuk menerapkan Salesforce juga membuka peluang untuk mengevaluasi bagaimana bisnis Anda beroperasi saat ini. Pertimbangkan bagaimana tim Anda menangani kegiatan sehari-hari.
Bagaimana mereka membagikan prospek baru? Bagaimana mereka menangani pertanyaan pelanggan? Bagaimana informasi mengalir antara bagian pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan?
Anda mungkin menyadari bahwa karyawan Anda selama ini memasukkan informasi yang sama ke dalam beberapa sistem atau harus melalui proses persetujuan yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka. Masalah-masalah semacam inilah yang sebaiknya Anda selesaikan terlebih dahulu sebelum menerapkan sistem CRM baru. Jika tidak, Anda mungkin akan membawa ketidakefisienan yang sama ke dalam Salesforce.
Jadi, dokumentasikan alur kerja penting Anda untuk mengidentifikasi di mana mungkin terdapat hambatan. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan Salesforce agar sesuai dengan proses yang benar-benar efektif bagi bisnis Anda.
#3: Siapkan data pelanggan Anda untuk proses migrasi
Jika tim Anda selama ini menggunakan CRM lain atau sepenuhnya mengandalkan spreadsheet, tentu saja Anda akan memiliki banyak sekali informasi pelanggan yang perlu dipindahkan ke Salesforce. Namun, sebelum langsung mulai mentransfer data-data tersebut, periksalah terlebih dahulu dengan cermat apa yang sudah Anda miliki.
Pastikan apakah Anda memiliki catatan pelanggan yang ganda, detail yang sudah kadaluwarsa, atau yang hilang. Periksa juga apakah informasi yang sama disimpan dengan cara yang berbeda di berbagai departemen. Anda perlu memeriksa semua catatan tersebut dan membersihkannya terlebih dahulu sebelum memindahkannya ke Salesforce. Jika tidak, Anda berisiko membawa masalah-masalah tersebut ke sistem baru Anda.
Mulailah dengan menghapus data duplikat. Periksa apakah ada kesalahan yang jelas dan tentukan catatan mana saja yang benar-benar perlu Anda pindahkan ke sistem baru. Selain itu, sesuaikan kolom-kolom di sistem yang ada dengan kolom-kolom yang sesuai di Salesforce.
Setelah Anda selesai melakukan pembersihan, uji proses tersebut dengan sampel data yang kecil. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah mendeteksi masalah pemformatan, informasi yang hilang, atau masalah lainnya, dan segera memperbaikinya.
#4: Pilih produk dan fitur Salesforce yang tepat
Salesforce menawarkan berbagai produk untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis. Artinya, Anda perlu meluangkan waktu untuk memahami fungsi masing-masing produk tersebut sebelum memutuskan mana yang akan dipilih.
Misalnya, Sales Cloud membantu perusahaan melacak peluang, mengelola prospek, dan memantau aktivitas penjualan. Platform ini sangat cocok bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja penjualan, sedangkan Service Cloud dirancang khusus untuk layanan dukungan pelanggan. Namun, Marketing Cloud dirancang secara berbeda. Platform ini menawarkan alat-alat yang membantu perusahaan mengelola kampanye pemasaran dan keterlibatan pelanggan.
Yang penting di sini adalah Anda memilih produk yang benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Artinya, Anda tidak perlu membeli setiap fitur yang Anda temui hanya karena terdengar berguna. Jika tidak, Anda justru bisa menambah biaya dan membuat sistem menjadi lebih rumit dari yang seharusnya.
#5: Tentukan siapa yang akan mengelola pelaksanaannya
Seseorang harus bertanggung jawab untuk memastikan implementasi Salesforce Anda tetap berjalan sesuai rencana. Tanpa penanggung jawab yang jelas, keputusan penting bisa tertunda, atau beberapa tugas terlewatkan. Berbagai departemen juga bisa jadi akhirnya bekerja untuk mencapai tujuan yang berbeda-beda.
Mulailah dengan menunjuk seorang pemimpin proyek internal yang memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan bisnis Anda dan mampu berkoordinasi dengan tim-tim yang terlibat. Anda juga perlu menentukan siapa yang akan menangani aspek teknis, seperti migrasi data, konfigurasi sistem, integrasi, dan pengujian.
Jika perusahaan Anda sudah memiliki administrator dan pengembang Salesforce yang berpengalaman, mereka mungkin dapat menangani sebagian besar proses tersebut secara internal. Namun, jika tidak demikian, Anda mungkin perlu bekerja sama dengan mitra implementasi Salesforce untuk membantu merencanakan proyek dan menangani persyaratan teknis yang mungkin tidak dapat ditangani oleh tim Anda karena kurangnya keahlian.
Apa pun pendekatan yang Anda pilih, pastikan semua orang memahami tanggung jawab masing-masing dan siapa yang memiliki kewenangan akhir dalam pengambilan keputusan penting.
#6: Rencanakan bagaimana Salesforce akan terintegrasi dengan alat-alat yang sudah Anda miliki
Salesforce mungkin bukanlah satu-satunya perangkat lunak yang digunakan oleh bisnis Anda. Mungkin Anda sudah memiliki alat dukungan pelanggan, perangkat lunak akuntansi, sistem e-commerce, atau platform pemasaran melalui email. Sebelum memulai implementasi, pertimbangkan bagaimana alat-alat ini akan saling terintegrasi.
Misalnya, jika tim penjualan Anda menggunakan Salesforce sementara tim keuangan Anda menggunakan platform akuntansi yang terpisah, mungkin ada saat-saat di mana Anda memerlukan detail pelanggan atau transaksi tertentu dipindahkan secara otomatis antara kedua sistem tersebut.
Jika integrasi yang tepat belum disiapkan, hal ini mungkin akan menyulitkan. Karyawan Anda mungkin harus mulai memasukkan informasi yang sama berulang kali atau bahkan harus bekerja dengan data yang tidak konsisten.
Jadi, luangkan waktu untuk membuat daftar semua alat yang saat ini Anda gunakan dan tentukan mana saja yang perlu diintegrasikan dengan Salesforce. Selanjutnya, periksa opsi integrasi apa saja yang tersedia dan tentukan informasi apa saja yang akan dibagikan.
#7: Persiapkan karyawan Anda menghadapi perubahan tersebut
Meskipun hal ini mungkin terdengar sepele, namun hal ini memegang peranan penting dalam memastikan bisnis Anda dapat memanfaatkan Salesforce secara maksimal. Implementasi Anda bisa menemui kendala jika karyawan Anda tidak merasa nyaman menggunakan Salesforce.
Masalah ini biasanya terjadi karena tidak selalu mudah bagi sebagian karyawan untuk beralih ke platform baru setelah bertahun-tahun bekerja dengan spreadsheet atau sistem CRM lainnya. Banyak di antara mereka yang akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk beradaptasi.
Itulah alasan mengapa Anda perlu melibatkan karyawan sejak dini. Jelaskan kepada mereka mengapa perusahaan perlu menerapkan Salesforce, seberapa besar dampaknya terhadap pekerjaan sehari-hari mereka, dan apa saja yang dapat mereka harapkan selama masa transisi.
Anda juga sebaiknya menyelenggarakan pelatihan untuk berbagai peran. Berikan tim Anda waktu yang cukup untuk berlatih dan membiasakan diri dengan sistem sebelum peluncuran, serta pastikan mereka tahu ke mana harus mencari bantuan jika menemui kendala.
Kesimpulan Akhir
Penerapan Salesforce yang sukses tidak dimulai saat tim Anda mulai menggunakan platform tersebut. Proses ini sebenarnya sudah dimulai jauh sebelum penerapan itu sendiri dilakukan. Keputusan yang Anda ambil selama tahap perencanaan dapat menentukan seberapa lancar proses transisi berlangsung dan seberapa besar manfaat yang diperoleh bisnis Anda dari sistem tersebut.
Kami telah memaparkan langkah-langkah penting yang perlu Anda ambil untuk mempersiapkan bisnis Anda menghadapi transisi ini. Jika Anda mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda akan terhindar dari banyak kesulitan di kemudian hari dan dapat memanfaatkan Salesforce secara maksimal.